Vos commerciaux chiffrent dans Excel quand l’outil ne suit pas la façon réelle de vendre
J'ai fait des devis tous les jours pendant dix ans, comme ingénieure commerciale, chez un grossiste puis chez un intégrateur IT. Dans deux entreprises organisées différemment, j'ai fait le même constat.
Chez le grossiste, l'outil de gestion était rigide et lent : chaque commercial chiffrait par mail et tenait son propre fichier Excel de suivi des affaires. Le pipeline de l'entreprise vivait dans quinze fichiers personnels. Chez l'intégrateur, pas d'outil de devis du tout : un modèle Excel, un second pour les calculs, et des assistantes qui ressaisissaient ensuite chaque devis dans l'outil de gestion.
Nous retrouvons ce schéma dans les PME que nous rencontrons. Quand l'outil ne suit pas la façon réelle de vendre, le devis part dans le mail et dans Excel, tout est saisi deux fois, et le prévisionnel de l'entreprise ne peut pas être juste.
Ce que vos équipes font pendant les deux heures d’un devis, étape par étape
Pour chaque étape, nous décrivons ce que ça prend aujourd'hui et ce que l'IA y change.
01
Comprendre la demande
Aujourd'hui, votre commercial relit le mail, retrouve le contexte et vérifie ce que ce client a déjà acheté.
Avec l'IA, la demande est classée dès son arrivée et l'historique du client remonte avec elle.
02
Saisir les lignes
Aujourd'hui, il reporte les lignes, les quantités et les conditions, une par une.
Avec l'IA, les lignes sont proposées et vous corrigez ce qui doit l'être.
03
Mettre en page
Aujourd'hui, il ajoute les conditions particulières dans Excel sans casser le modèle.
Avec l'IA, le document sort d'un modèle, conditions comprises.
04
Reprendre le devis d'un collègue
Aujourd'hui, pendant ses congés, chacun nomme les choses à sa façon et il faut tout relire.
Avec un seul catalogue et un seul vocabulaire, chacun travaille avec les mêmes références.
05
Recopier dans l'outil de gestion
Aujourd'hui, vous ou une assistante ressaisissez le devis dans l'outil, après coup.
Avec l'IA, un connecteur inscrit le devis validé dans le CRM et dans l'outil de facturation.
06
Relancer
Aujourd'hui, il faut y penser, écrire, noter.
Avec l'IA, la relance est programmée à la date fixée et s'arrête à la première réponse.
La saisie et la recopie sont presque toujours le premier gain : elles prennent du temps et elles créent des erreurs.
Ce que l'IA change sur un devis catalogue, et sur un devis sur mesure
Un devis catalogue est une demande que vos équipes reconnaissent du premier coup : des références ou des prestations connues, des conditions standard, un client dont vous avez l'historique. Nos outils rapprochent la demande de votre catalogue, retrouvent ce que ce client a déjà acheté et proposent les lignes, y compris les petits éléments qu'on oublie souvent. Vous relisez, vous corrigez, vous validez, sans rien saisir.
Un devis sur mesure est une solution à concevoir. Vos équipes gardent la conception, la négociation avec les fournisseurs et la relation client ; les calculs, la mise en forme et le suivi des délais sont automatisés, et l'outil signale ce qui manque au chiffrage : l'élément complémentaire, la question que personne n'a posée.
Dans les deux cas, le devis part quand quelqu'un chez vous l'a relu.
Nous automatisons vos devis autour de votre outil de gestion
Le dispositif dépend de vos outils, et il n'exige pas d'en changer : nous l'installons autour de votre outil de gestion, même rigide, et il y enregistre les devis validés sans ressaisie. Celui que nous mettons en place le plus souvent tient en cinq temps, avec les outils du marché que vous avez déjà.
- Chaque matin, l’assistant lit les demandes arrivées dans votre messagerie.
- Il repère celles qui sont des demandes de devis et les classe, catalogue ou sur mesure, en les comparant à votre catalogue de prestations.
- Il interroge votre CRM pour retrouver l'historique du client : ce qu'il a acheté, à quelles conditions, ce qui est en cours.
- Il propose les lignes du devis là où vous travaillez : une application d'édition construite pour vous, votre feuille Google Sheets ou Excel, ou directement votre outil existant, par un connecteur personnalisé.
- Vous relisez, vous ajustez, vous validez. Le document est généré et envoyé en signature, le devis validé est écrit dans le CRM et dans la facturation, et la relance est programmée.
Une automatisation construite sur la procédure finit contournée par vos équipes
Quand une automatisation finit contournée, la cause est presque toujours la même : partir de la procédure au lieu du processus réel. La procédure dit comment faire un devis. Sur le terrain, vos équipes l'ont adaptée pour absorber des cas particuliers : ce client qui veut ses conditions, ce produit qui n'est pas au catalogue. Une automatisation construite sur la procédure est trop rigide pour ces cas, et elle finit contournée.
Nous modélisons donc votre processus tel qu'il est, exceptions comprises, avant d'automatiser quoi que ce soit. La résistance au changement est normale. Nous la levons en prouvant très vite le temps gagné sur de vrais devis, et en montrant à chacun ce qui reste à lui : le chiffrage, la négociation, la relation client. L'automatisation lui fait gagner le temps de la saisie.
Combien coûte l'automatisation de vos devis
Nous travaillons généralement au forfait, et tout devis est précédé d'un premier échange gratuit qui cadre le périmètre : vos outils, le nombre de cas particuliers à absorber, qui valide. Les repères de prix sont sur la page Combien coûte un projet IA dans une PME.
Le simulateur de temps gagné, en accès libre, vous permet de quantifier les économies que vous pourriez réaliser.
