Nous écrireRéserver mon premier auditMétier · Documents et signatures
Vos équipes refont chaque semaine les mêmes gestes sur les mêmes documents : un modèle Word complété, imprimé, signé, scanné, renvoyé par mail à trois personnes, et un fichier Excel pour savoir où en est chaque dossier. Tout ce processus peut être automatisé, de la collecte des informations jusqu’à l’archivage, et la signature électronique n’en est que la dernière étape.
30 minutes, offert, sans engagement.
En bref
Vous avez un modèle, des champs qui changent d’une fois sur l’autre (les parties, les dates, le périmètre, le montant), plusieurs signataires, et quelqu’un court après les signatures. Un formulaire collecte les champs, le modèle est pré-rempli, quelqu’un valide, chaque partie signe dans l’ordre fixé, les relances partent automatiquement et le document signé est rangé au bon endroit, sans ressaisie ni scan.
Un devis catalogue est préparé presque entièrement : la demande est lue, rapprochée de votre catalogue et de l’historique du client, et les lignes arrivent dans votre outil, prêtes à valider. Le devis sur mesure reste piloté par vos équipes, avec l’IA en appui sur les calculs et sur les éléments qu’on oublie souvent. À lire : automatiser ses devis avec l’IA.
Un contrat de maintenance ou d’abonnement est renouvelé chaque année, avec des tarifs mis à jour à la main, ou pas du tout. Avec une automatisation, l’échéance est détectée, l’avenant généré au tarif de l’année, envoyé en signature et relancé, et le contrat mis à jour dans votre outil de gestion. C’est le document le plus simple à automatiser, et chaque avenant oublié est un contrat reconduit à l’ancien tarif.
Chaque mois, votre collaborateur scanne ses justificatifs, les renomme, remplit un tableau, et quelqu’un vérifie. Une automatisation simple suffit : les justificatifs arrivent dans une boîte mail dédiée, une photo prise au téléphone convient, ils sont rangés sur votre serveur et le récapitulatif du mois est complété au fur et à mesure. Votre collaborateur relit et valide, et n’a plus rien à scanner ni à saisir.
Attestations, ordres de mission, comptes rendus de réunion à diffuser, éléments variables à transmettre au cabinet de paie : tout document que vous produisez à partir d’informations déjà connues suit le même parcours et peut être automatisé. La seule question est le nombre de fois par an où vous l’éditez.
le formulaire remplace le modèle Word
Beaucoup d’entreprises en ont acheté un et ressaisissent toujours autant, parce que le travail se fait avant et après la signature, là où l’outil n’intervient pas.
Les documents arrivent pré-remplis, partent en signature et sont classés, de la demande à l’archivage ; vous n’intervenez que pour valider.
Nous commençons par regarder le document qui vous coûte le plus de temps, tel qu’il circule aujourd’hui. Si nous n’avons rien à vous y apporter, nous vous le disons, et ça s’arrête là.
Vous nous décrivez le document qui irrite le plus vos équipes, qui le manipule et dans quel ordre. Nous repérons ensemble ce qui prend du temps sans apporter de valeur, et nous vous disons ce que l’IA peut vous y faire gagner.
Nous détaillons le processus tel qu’il se passe chez vous, les informations qui circulent et les exceptions. Nous le schématisons, nous le chiffrons et nous vous le soumettons.
Nous construisons le formulaire, le modèle, la validation, la signature, l’archivage et la reprise dans votre outil de gestion, et nous testons avec ceux qui vont s’en servir. Vos équipes ajustent ensuite les règles sans nous.
Nous travaillons généralement au forfait, et tout devis est précédé d’un premier échange gratuit qui cadre le périmètre. Les repères de prix sont sur la page Combien coûte un projet IA dans une PME.
C’est la première question que vous vous posez quand vos contrats passent par un modèle d’IA externe.
Des solutions souveraines existent, et nous les recommandons quand elles sont au niveau. Elles ne sont pas toujours les plus performantes.
Si vous avez un ERP ou un CRM en ligne, vos données sont probablement hébergées chez un acteur américain, donc soumises au Cloud Act et aux réglementations américaines. La plupart des entreprises ont déjà au moins une sauvegarde chez AWS, Microsoft ou un autre.
Nous ne travaillons qu’avec des offres professionnelles payantes : vos données ne servent pas à entraîner le modèle, et une information stratégique ne s’y retrouve pas. Et nous décidons avec vous ce qui passe ou ne passe pas par un modèle externe.
Vos collaborateurs et vos partenaires ont probablement déjà partagé des données avec un assistant IA, sur un compte personnel, hors de tout cadre. Un cadre posé réduit ce risque.
S’ils ne suffisent pas, nous vous accompagnons vers des éditeurs reconnus sur le marché : Airtable ou un formulaire pour la collecte, vos modèles Word ou Google Docs, Yousign ou DocuSign pour la signature, votre serveur ou votre Drive pour l’archivage, Pipedrive ou HubSpot, les modèles d’OpenAI ou d’Anthropic pour les parties variables. Nous créons sur mesure ce qui manque. Les comptes sont à votre nom, le dispositif vous appartient.
Chaque mail part sur une règle que vous fixez (un dossier en attente est relancé, un document validé part en signature), et vos équipes n’ont plus à surveiller les dossiers en attente ni à tenir un tableau de suivi à côté.
Questions fréquentes
Non. Nous construisons autour de celui que vous avez, ou de celui que vous choisirez. Il reçoit un document déjà rempli, et le document signé est archivé chez vous et enregistré dans votre outil de gestion.
Oui. Vos modèles restent vos modèles. Les champs variables sont repérés une fois, puis remplis depuis le formulaire. Vous modifiez le modèle comme avant, sans nous.
Il y en a toujours. Le cadrage sert à les identifier avant de construire, et nous prévoyons le cas de ceux qu’on n’a pas vus : le dossier sort du parcours automatique, quelqu’un le traite à la main, puis il y revient. Vos équipes n’ont donc jamais à contourner l’outil.
Sur votre infrastructure : votre serveur, votre Drive, votre outil de gestion. Jamais seulement dans le compte de l’éditeur de signature.
Par le premier audit : trente minutes, offertes, où vous nous décrivez le document qui coûte le plus de temps à vos équipes. Si nous pouvons vous aider, nous cadrons ensuite votre processus avec elles, exceptions comprises.
Automatisation
Champs remplis depuis le formulaire.
Validé par l’associé
Envoyé en signature · 1 sur 2