Étude de cas · ESDES · documents et signatures
L’ESDES gagne 4 heures par semaine sur la signature de ses conventions.
L’ESDES, école de commerce lyonnaise, envoie ses étudiants en missions solidaires, en France et à l’étranger. Les inscriptions arrivaient par email, l’administration les suivait dans un tableur et ressaisissait chaque convention à la main. L’école voulait ouvrir son programme bien au-delà de 60 étudiants. Six ans plus tard, l’application Responsible Natives en suivait 900.
Résultat, mesuré sur la durée
L’ESDES complétait et envoyait les conventions d’engagement bénévole de ses étudiants manuellement. Le processus durait plusieurs mois et nécessitait de nombreuses saisies, scans et échanges mails.
- Aujourd’hui, plus de90 %des conventions sont signées en moins d’une semaine, et l’équipe économise 4 heures de traitement administratif chaque semaine.
- Zéro ressaisieChacun saisissait ce qu’il savait, l’étudiant comme l’association partenaire. L’administration contrôlait au lieu de recopier.
- De 60 à 900 utilisateursResponsible Natives, l’application construite ensuite pour l’école, a accompagné cette croissance avec dix fois moins de demandes de support.
Notre intervention
Nous avons digitalisé la signature des conventions, puis construit l’application Responsible Natives.
Nous sommes intervenus en quatre étapes.
01 · Le point de départ
L’ESDES voulait ouvrir son programme au-delà de 60 étudiants
l’enjeu
Au départ, l’école suivait ses inscriptions par email et dans un tableur. Elle voulait suivre l’avancement de chaque dossier à l’écran, et accueillir beaucoup plus d’étudiants sans alourdir le travail de l’équipe.
la solution
Nous avons d’abord reconstitué le processus avec l’équipe, étape par étape, avant de choisir un outil. Nous avons posé un principe simple : l’étudiant et l’association partenaire saisissent eux-mêmes les informations qu’ils détiennent, et l’école ne ressaisit plus rien.
- avant : emails et tableur
- processus reconstitué avec l’équipe
- chacun saisit ce qu’il sait
02 · Le premier outil, en no-code
Un premier outil no-code a fait ses preuves pendant trois ans
la solution
Nous avons outillé ce processus avec Airtable pour la base et les interfaces, Make pour les automatisations, des modèles Google Docs pour générer chaque convention, et la signature électronique DocuSign au bout. Chaque convention était générée pré-remplie, signée en ligne, puis classée automatiquement.
le résultat
Ce premier outil a géré les conventions des missions solidaires pendant trois ans.
- Airtable
- Make
- modèles Google Docs
- signature DocuSign
- trois ans de service
La demande de convention, côté étudiant
Les mails de confirmations, validations et relances ont été automatisés
03 · L’application
Nous avons construit l’application Responsible Natives à partir de ce processus
la solution
Une fois le fonctionnement validé par trois ans d’usage, nous avons construit l’application dédiée, Responsible Natives. Elle a remplacé l’outil no-code sur les conventions, avec la signature électronique Yousign intégrée.
le résultat
Nous l’avons ensuite étendue au-delà des missions : évènements de la vie étudiante, candidatures et validations, évaluations, compétences acquises par chaque étudiant, tableau de bord pour l’école. Elle a servi trois ans de plus.
- application dédiée
- signature Yousign intégrée
- évènements, évaluations, compétences
- tableau de bord et reporting
04 · De 60 à 900 utilisateurs
L’application est passée de 60 à 900 utilisateurs
le résultat
Responsible Natives est passée de 60 à 900 utilisateurs actifs, en France et à l’étranger, et les demandes de support ont été divisées par dix.
- en France et à l’étranger
- demandes de support divisées par dix
- 90 % en moins d’une semaine
Résultat, mesuré sur la durée
Le délai de signature est passé de plusieurs mois à quelques jours.
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